Et si on passait à Excel ?

Ma rubrique Tutoriels est restée longtemps sans sujets sur Office et j’ouvre le bal avec Microsoft Excel.

Pour la petite histoire, ma première utilisation d’Excel remonte à ma classe de 5ème. Un ami de classe avait édité une feuille de notes sur laquelle figuraient (évidement) les notes de ses devoirs. Grâce à cette feuille, il arrivait à suivre sa progression, savait pour quelle matière travailler plus ou pour quelle autre matière se tourner les pouces. J’ai vu que l’idée était brillante et je lui ai gentiment demandé de m’en faire une copie. Mais ce dernier a refusé […]. C’est en voulant faire comme lui que j’ai utilisé pour ma première fois le tableur de Microsoft Excel…

Contrairement à ce que les profanes pensent, Excel est loin d’être un logiciel pour de simples tableaux. C’est beaucoup plus que ça et cet article introduit ma série de tutoriels pour Microsoft Excel.

Mais pour faire les choses bien, je vais présenter l’application de mon point de vue, donner ses champs d’application, vous dire ce que Excel a changé dans ma vie (je sais c’est un peu exagéré) puis terminer sur notre programme de tutos.

Excel, c’est quoi ?

Microsoft Excel est un logiciel de la suite d’applications bureautique Office. Ce logiciel permet d’effectuer des calculs, d’analyser des données, et de les agrémenter avec des graphiques afin de les rendre plus « visibles ».

Dans des mains d’utilisateurs expérimentés, Excel peut devenir un outil de programmation grâce au langage VBA (Visual Basic for Applications). Etant un zéro, tu dois sûrement te demander ce que vient chercher la programmation dans un simple logiciel de calculs, d’analyses et de graphiques. La programmation dans Excel a toute son utilité et tout son sens. Elle pourrait par exemple permettre d’automatiser certaines tâches redondantes ou créer des liens avec d’autres logiciels. Mais ça, nous le verrons plus en détails plus tard.

J’ai une calculatrice. Pourquoi utiliser Excel pour mes calculs ?

Je vais y aller directement : Excel est une calculatrice géante. Pour faire plus simple, elle commence là où s’arrête votre misérable et minuscule (permettez-moi ces expressions) calculatrice. Excel effectue des calculs à grande échelle et est capable de traiter un grand nombre de calculs en une fraction de secondes.

Supposons que vous êtes un professeur, avec une classe de 100 étudiants ayant chacun 2 notes. C’est la fin de l’année, vous devez calculer les moyennes, faire les classements, attribuer les mentions et les appréciations. Je doute fortement qu’une simple calculatrice soit l’outil approprié pour rendre toutes ces infos demain (dernier délai). Excel est ici recommandé parce qu’il est capable de faire tout cela en un rien de temps si vous avez les bonnes données et si vous utilisez les bonnes formules pour les calculs.

Eh oui ! Excel n’est pas un logiciel magique. Pour être sûr d’avoir les bons résultats, il faut utiliser les bonnes données et les bonnes formules. Si ces critères sont réunis, vos résultats, eux seront exacts à 100%.

Des graphiques ? Vraiment utiles ?

Traiter un grand nombre de données et obtenir de nombreux résultats, ce n’est pas toujours aisé à décrypter. Les graphiques illustrent visuellement les résultats. Ils donnent vie aux chiffres et nous montrent ce qu’on ne voit pas.

La représentation graphique de résultats est une chose qui nous suit depuis les petites classes jusque dans la vie professionnelle. C’est un outil indispensable, crucial à maîtriser quand on utilise Excel.

 

L’analyse de données par Excel

Au-delà des deux aspects évoqués plus haut, Excel est un excellent analyseur de données. Par analyseur de données, j’entends calculs, classements, filtres, décomptes, etc.

Excel permet de faire des analyses rapidement et efficacement, si et seulement si les bons outils sont utilisés. Et parlant de bons outils, je pourrais citer les tableaux pivots d’Excel, les powerpivots, etc. Vous découvrirez tout cela plus en détails.

 

Excel et moi

Comme évoqué plus haut, j’ai utilisé Excel pour la première fois en classe de 5ème. J’étais vraiment loin de connaitre le potentiel de ce logiciel à l’époque et beaucoup d’années sont passées avant que je réalise véritablement de quoi Excel était capable.

Lors de mes études supérieures, je bidouillais dans l’application histoire de voir comment les choses marchaient. J’ai commencé à lire des documents, des tutoriels mais tout se passait dans ma chambre d’étudiant. J’avais les bases mais je n’utilisais pas Excel pour/pendant mes cours.

Le déclic est arrivé quand j’ai eu mon premier stage. Il fallait produire des rapports, présenter des chiffres, les analyser, les rendre visibles avec des graphiques… J’ai compris que maîtriser Excel serait un grand atout pour moi, dans mon travail. Aujourd’hui, je ne considère pas comme un expert d’Excel, mais des portes se sont ouvertes à moi juste parce que j’avais une certaine maîtrise du logiciel. Je continue encore d’apprendre, de partager le peu que je sais et je pense réellement que connaitre ne serait-ce que les bases Excel vous sera utile à un moment où à un autre de votre vie.

Notre programme

Pour cette série de tutoriels nous verrons certains aspects, certaines formules et certaines astuces que vous connaissez (ou pas). Nous allons parcourir ensemble les fondamentaux et aller crescendo en voyant des fonctions plus avancées.

Je prévois de également de vous mettre à contribution en organisant de petits jeux, des quiz. J’espère sincèrement que ces instants seront riches en partage et en échange. En attendant restez connectés et n’hésitez pas à partager ce post !

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